Mijn klant betaalt zijn factuur niet, wat nu?
Je moet regelmatig een betalingsherinnering sturen naar die ene klant. Of een klant betaalt zijn factuur niet binnen de afgesproken termijnen. Herkenbaar? Dan ben je niet alleen. Elke onderneming krijgt vroeg of laat te maken met laattijdige betalingen. Zo’n 45% van de facturen wordt gemiddeld te laat of helemaal niet betaald. En dat kan serieuze gevolgen hebben voor je bedrijf. Wat kan je daaraan doen?
Zo ga je aan de slag met wanbetalers
Weigert jouw klant gestaag zijn facturen tijdig te betalen? Blijf niet bij de pakken zitten, en ga aan de slag met onderstaande tips!
- Anticipeer
Een goede screening is het halve werk. Het is ontzettend belangrijk om te anticiperen op het risico dat je neemt, alvorens je een commerciële relatie opstart met een nieuwe klant. Analyseren en profileren zijn daarbij twee kernbegrippen.
- Preventieve en regelmatige screening van prospecten en klanten
- Duidelijke en alomvattende afspraken en communicatie
- Proactief contact met de klant
Maak vanaf het begin duidelijk hoe jullie samenwerking zal verlopen en gebruik heldere communicatie. Hoe duidelijker de offerte, bestel- en leveringsbon en factuur, hoe meer kans dat de betaling binnen de afgesproken termijn zal gebeuren.
- Volg de betaaltermijnen nauwgezet op
Zorg ervoor dat elke factuur een duidelijke betaaltermijn vermeldt. Is de betaaltermijn verlopen en de factuur nog niet betaald? Iedereen kan al eens een factuur uit het oog verliezen. Stuur daarom allereerst een vriendelijke betalingsherinnering of bel de klant even op om zijn geheugen op te frissen. Vraag de klant om een betalingsdatum te bevestigen en als hij die niet nakomt, stuur dan een tweede herinnering volgens een strikt en consequent tijdsschema.
- Ingebrekestelling
Betaalt de klant na de tweede schriftelijke aanmaning nog steeds niet? Stel de klant dan in gebreke via een aangetekend schrijven. Dat is cruciaal om nadien juridische stappen te ondernemen indien nodig.
- Stop met leveren
Betaalt je klant zijn vervallen factuur niet? Stop dan met het leveren van goederen of diensten. Maak duidelijk dat je pas opnieuw levert als de vervallen facturen betaald zijn.
- Schakel externe hulp in
Onbetaalde facturen opvolgen is vaak zeer tijdrovend. Kmo’s minimaliseren die essentiële taak maar al te vaak door ze over te laten aan werknemers die daarvoor niet opgeleid zijn. Bijgevolg nemen ze verkeerde beslissingen of voeren ze acties uit die niet de gewenste resultaten hebben. Schakel daarom tijdig professionele hulp van buitenaf in. Uit ervaring weten we dat klanten sneller reageren als een externe partij bij betrokken is.
Hulp nodig want jouw klant betaalt zijn factuur niet?
Heb je hulp nodig van een expert om jouw openstaande facturen onder handen te nemen? Of moeten we een procedure opstellen die voor jouw bedrijf gepast is? Vertrouw op VDKSOLUTIONS! Wij zijn immers gespecialiseerd in debiteurenbeheer. Enkele uren per week professionele hulp kunnen al een groot verschil maken. We laten jouw financiële kopzorgen verdwijnen door onze doeltreffende aanpak.